Notificación de prácticas de privacidad

Aviso de prácticas de privacidad

Southern Illinois University School of Medicine y SIU HealthCare 217-545-8000

www.siuhealthcare.org

EN ESTE AVISO SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A ESTA
INFORMACIÓN. REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.

Los términos de este Aviso de prácticas de privacidad ("Aviso") aplican para la Facultad de Medicina de SIU y SIU HealthCare. Cumplirán con el contenido de este Aviso los siguientes:

• Cualquier profesional de atención médica que lo trate en alguno de nuestros centros.
• Todos los departamentos de la Facultad de Medicina de SIU y SIU HealthCare.
• Todos los empleados, asociados, personal o voluntarios de nuestra organización.
• Cualquier asociado o socio comercial con quien podamos compartir la información.

Nuestros requisitos
Estamos obligados por la ley federal y la ley estatal que aplique, los reglamentos y otras autorizaciones a proteger la privacidad de su información de salud personal ("PHI") y a proporcionarle este Aviso. Estamos obligados a proteger la confidencialidad de su PHI y solamente divulgaremos su PHI a otra persona que no sea usted o su representante personal cuando esté permitido según la ley federal o estatal. Esta protección se extiende a cualquier PHI que sea oral, por escrito o de forma electrónica, tal como la información médica transmitida por fax, módem u otro dispositivo electrónico. Este Aviso describe cómo podemos usar y divulgar su información médica. En algunas circunstancias, como se describe en este Aviso, la ley nos permite usar y divulgar su PHI sin su permiso expreso. En todas las demás circunstancias, obtendremos su autorización por escrito antes de usar o divulgar su PHI. Este Aviso también describe sus derechos y las obligaciones que nosotros tenemos con relación al uso y divulgación de PHI. Según la ley federal y estatal que aplique, estamos obligados a cumplir con los términos de este Aviso actualmente en vigencia. USTED NO ESTÁ OBLIGADO A AUTORIZAR LOS USOS Y DIVULGACIONES ADICIONALES DE SU PHI.

Cambios en este Aviso
Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este Aviso según sea necesario y que el nuevo Aviso esté en vigencia para toda la PHI que nosotros mantenemos. Usted puede recibir una copia de cualquier aviso revisado en nuestro sitio web (www.siuhealthcare.org) o en cualquiera de los sitios de nuestras clínicas. También puede obtener una copia al enviarnos por correo una solicitud a:

     SIU HealthCare
     ATTN: Privacy Center
     P.O. Box 19639
     Springfield, IL 62794-9639

Cómo podemos usar y divulgar su información médica
Podemos usar y divulgar su PHI con los siguientes fines:

1. Tratamiento: Usamos y divulgamos su PHI según se necesite para su tratamiento. Por ejemplo, los médicos, enfermeros y otros profesionales involucrados en su atención usarán la información que está en su expediente médico y la información que usted proporcione sobre sus síntomas y reacciones para planificar un curso de tratamiento para usted que puede incluir procedimientos, medicamentos y exámenes. También podemos divulgar su PHI a otro centro o profesional de atención médica que no esté afiliado a nuestro consultorio, pero que está o estará proporcionándole tratamiento.
2. Pago: Podemos usar y divulgar su PHI para obtener o proveer compensación o reembolso por proporcionarle atención médica. Por ejemplo, podemos dar información relacionada con su PHI a su compañía de seguros para el pago de los servicios que le proporcionamos o para preparar una factura para enviarle a usted o a la persona responsable del pago.
3. Operaciones de atención médica: También podemos usar y divulgar su PHI para nuestras operaciones de atención médica según sea necesario y de acuerdo con la ley. Por ejemplo, podemos usar o divulgar su PHI para tratar con ciertos aspectos administrativos de su atención médica. Estas actividades incluyen, pero no están limitadas al mejoramiento clínico, enseñanza clínica, revisión de colega profesional, administración de la empresa, acreditación y otorgamiento de permisos.

Cómo podemos usar y divulgar su PHI en otras circunstancias especiales
Tenemos permitido según la ley federal y estatal que aplique y es probable que usemos y divulguemos su PHI sin su permiso solamente cuando puedan surgir ciertas circunstancias como se describe a continuación:

1. Asociados comerciales: Hay algunas actividades que realizamos en nuestra organización a través de otras compañías conocidas como “asociados comerciales”. La ley federal nos exige que establezcamos acuerdos como asociados comerciales con estas otras compañías para proteger su PHI. Los ejemplos incluyen los servicios de médicos, servicios legales, servicios de terapia, proveedores de tecnología de la información y consultoría.
2. Investigación: Podemos usar y divulgar su PHI para investigación en circunstancias limitadas. Por ejemplo, una organización de investigación puede querer comparar los resultados de todos los pacientes que recibieron un medicamento en particular y tendríamos que revisar una serie de expedientes médicos. En todos los casos en que no se haya obtenido su autorización específica, se protegerá su privacidad con requisitos confidenciales estrictos aplicados por una Junta de Revisión Institucional (IRB) o una junta de privacidad que supervise la investigación.
3. Personas involucradas en su atención o pago por su atención: Ocasionalmente podemos divulgar su PHI, con su aprobación, a familiares y amigos designados y a otras personas que estén involucradas en su atención médica o en el pago de su atención para poder facilitar la participación de esa persona para su cuidado o el pago de su atención médica. Si usted no está disponible, está incapacitado o enfrenta una situación médica de emergencia y nosotros determinamos que una divulgación limitada puede ser lo mejor para usted, podemos compartir con personas individuales cierta PHI sin su aprobación.
4. Ayuda en caso de desastre: También podemos divulgar cierta PHI a una entidad pública o privada que esté autorizada para ayudar en caso de un desastre para que esa entidad pueda encontrar a un familiar o a otra persona que pueda estar involucrada en algún aspecto de su cuidado.
5. Recaudación de fondos: Podemos comunicarnos con usted para solicitar una donación en un esfuerzo de recaudación de fondos para o en nuestro nombre. Usted tiene el derecho de optar por no recibir materiales o comunicaciones de recaudación de fondos y puede hacerlo enviando su nombre y dirección junto con una declaración que diga que no desea recibir materiales o comunicaciones de recaudación de fondos de parte nuestra a:

     SIU HealthCare
     ATTN: Privacy Center
     P.O. Box 19639
     Springfield, IL 62794-9639

Otros usos y divulgaciones
Tenemos permitido o estamos obligados por la ley a llevar a cabo ciertos usos y divulgaciones de su PHI sin su consentimiento o autorización. Podemos divulgar su PHI:

• Por cualquier propósito requerido por la ley.
• Por actividades de salud pública, tales como la obligación de informar sobre enfermedades, lesiones, nacimiento y fallecimiento y las investigaciones de salud pública requeridas.
• Por sospecha de negligencia o abuso infantil o si creemos que usted es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.
• A la Administración de Medicamentos y Alimentos (FDA) si es necesario informar sobre eventos adversos, defectos en productos o retiro de productos.
• A las agencias gubernamentales de supervisión que realizan auditorías, investigaciones o procedimientos penales o civiles si es requerido por ley.
• Si es requerido por la citación de un Tribunal u ordenada administrativamente o por una solicitud de presentación de pruebas.
• A los oficiales del orden público según lo requiera la ley para informar sobre heridas, lesiones y delitos.
• A los médicos forenses o directores de funerarias de acuerdo con la ley.
• Para arreglar la donación de sus órganos o tejidos o por un trasplante para usted.
• Según lo requieran las fuerzas armadas si usted es miembro y si es necesario para las actividades de seguridad nacional o inteligencia.
• A agencias de Compensación de los trabajadores si es necesario para su Determinación de beneficios de compensación de los trabajadores.

Podemos usar o divulgar su PHI para otros fines únicamente con su autorización
Nosotros vamos a obtener su autorización por escrito válida antes de usar o divulgar su PHI para otros fines que no sean los descritos anteriormente (o según lo permita o requiera la ley de otra manera) incluyendo antes de usar o divulgar su PHI con fines de mercadeo o a cambio de remuneración y antes de usar y divulgar sus notas de psicoterapia. Otros usos y divulgaciones de PHI que no estén cubiertos por este Aviso o las leyes correspondientes para nosotros se realizarán únicamente con su autorización por escrito. Usted puede revocar dicha autorización en cualquier momento al enviar un aviso por escrito a nuestro Director de Privacidad a la dirección que está adelante. Si revoca su autorización, ya no podremos usar ni divulgar su PHI para las razones cubiertas por su autorización. De manera comprensible, no podemos rescindir ninguna divulgación que ya hayamos hecho con su autorización.

Sus derechos individuales
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su PHI:

1. Obtener una copia impresa de este Aviso al solicitarla: Usted tiene derecho de obtener una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, incluso si aceptó recibir electrónicamente el Aviso. Nosotros le proporcionaremos rápidamente una copia impresa. Para obtener una copia de este Aviso en cualquier momento, ingrese en www.siuhealthcare.org o escriba a nuestro Director de Privacidad a SIU HealthCare, P.O. Box 19639, Springfield, IL 62794-9639.
2. Revisar y obtener una copia de su PHI: Usted tiene el derecho de tener acceso y copiar su PHI contenida en el "conjunto de registros designado", que incluye los expedientes médicos y de facturación. Para inspeccionar una copia de su PHI, complete nuestro Formulario de solicitud de acceso y envíeselo a nuestro Director de Expedientes Médicos. Le responderemos por escrito su solicitud dentro de los siguientes 30 días (con una posible prolongación de 30 días). También tiene derecho a solicitar una copia electrónica de su PHI. Si su PHI no puede producirse fácilmente en tal forma o formato electrónico, nosotros le proporcionaremos su PHI en formato y forma electrónica para leer según lo acordado entre usted y SIU HealthCare. Se puede cobrar un cargo por el gasto generado por cumplir con su solicitud. Nosotros podemos denegar su solicitud de inspeccionar y copiar en ciertas circunstancias muy limitadas, tales como si determinamos de manera razonable que brindarle el acceso a su PHI podría poner en peligro su vida o seguridad o causarle daño sustancial a usted o a otra persona. Si se le niega el acceso a la PHI, puede solicitar que se revise la denegación en algunas situaciones.
3. Solicitud para enmienda de la PHI: Usted tiene el derecho de solicitar que se enmiende o corrija la PHI que mantenemos sobre usted. Para pedir una modificación, envíe una solicitud por escrito a nuestro Director de Expedientes Médicos. No estamos obligados a hacer todas las modificaciones solicitadas. Consideraremos cuidadosamente cada solicitud que recibamos. Le responderemos por escrito su solicitud dentro de los siguientes 60 días (con una posible prolongación de 30 días). En nuestra respuesta, podremos:
   (i) aceptar hacer la modificación, o (ii) informarle sobre nuestra denegación, explicar nuestros motivos y resumir los procedimientos para apelación, si aplicaran.
4. Derecho a recibir un informe de divulgaciones de PHI: Usted tiene el derecho de recibir un informe sobre las divulgaciones de su PHI para otros fines que no sean el tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Este informe excluirá las divulgaciones: que se le hagan a usted, las hechas con su autorización, relacionadas con el uso o divulgación requerido por ley o reglamento, o a encargados del cuidado. Para obtener un informe, envíe una solicitud por escrito a nuestro Director de Privacidad. Nosotros le proporcionaremos un informe sin costo por cada período de 12 meses, pero se le cobrará el costo de cualquier informe subsiguiente durante el mismo período de 12 meses.
5. Solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted de cierta manera o en cierto lugar en lo que respecta a sus asuntos de atención médica. Esas solicitudes se deben enviar por escrito. Por ejemplo, usted puede solicitar que nos comuniquemos con usted por correo enviado a su hogar o trabajo. SIU HealthCare hará el esfuerzo de cumplir con las solicitudes de enviar comunicaciones confidenciales a lugares alternos o por medios alternos. Queremos que tenga presente que nos reservamos el derecho de comunicarnos con usted por otros medios y en otros lugares si usted no responde a alguna comunicación nuestra que requiera una respuesta. Nosotros le notificaremos de acuerdo con su solicitud original antes de intentar comunicarnos con usted por otros medios o en otro lugar.
6. Solicitar restricciones o limitaciones en la información de salud/médica que usemos o divulguemos sobre usted para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica: También tiene el derecho de solicitar un límite de la información de salud que divulgamos sobre usted a alguien que esté involucrado en su atención o el pago de su atención, tal como un familiar o representante. Esas solicitudes se deben enviar por escrito a nuestro Director de Privacidad. Por ejemplo, usted podría pedir que no usemos ni divulguemos información sobre una operación quirúrgica que tuvo. En esa solicitud debe identificar: (i) que información en particular desea limitar, (ii) si desea el uso, la divulgación o ambos limitados, y (iii) para quién desea que apliquen esos límites. Se considerarán cuidadosamente todas las solicitudes, pero no estamos obligados a aceptar esas restricciones, excepto en ciertas circunstancias. Responderemos por escrito a su solicitud dentro de los siguientes 30 días después de recibirla. Si aceptamos restringir el uso o divulgación de su PHI, estas restricciones no aplicarán en caso de emergencia. En caso de cancelación de nuestra parte, se lo notificaremos. Usted también tiene el derecho de terminar una restricción acordada al enviarnos un aviso por escrito de tal terminación a:
        SIU HealthCare
        Attn: Privacy Officer
        P.O. Box 19639
        Springfield, IL 62794-9639
   
   Puede solicitar un Formulario de solicitud de acceso o un Formulario de solicitud de enmienda de PHI a:
        SIU HealthCare
        Director of Medical Records
        P.O. Box 19641
        Springfield, IL 62794-9641
        (O) En cualquiera de nuestros consultorios de medicina familiar y comunitaria
    
7.  Restricción en la divulgación de PHI cuando es un desembolso directo (usted lo paga): Tiene el derecho de solicitar una restricción en la divulgación de su PHI (por pago u operaciones de atención médica) a su plan médico cuando usted haya pagado por completo (desembolso directo) el servicio o el artículo en cuestión al enviar una solicitud por escrito a nuestro Director de Privacidad. Estamos obligados a aceptar esta restricción. Responderemos por escrito a su solicitud dentro de los siguientes 30 días después de recibirla. Todas las solicitudes de PHI deben incluir su nombre completo, fecha de nacimiento y dirección.
8. Escoja a alguien para actuar en su nombre: Si usted le dio a alguien un poder legal médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud. Nosotros nos cercioraremos de que esa persona tenga la autoridad y pueda actuar en su nombre antes de hacer algo.
9. Aviso de infracción de seguridad: Tiene derecho a que se le avise cuando haya una infracción de seguridad de su PHI no protegida. Nosotros le proporcionaremos ese aviso tan pronto como esté disponible la información relacionada con la infracción de seguridad.
10. Acuerdo organizado de atención médica: Southern Illinois University School of Medicine y SIU HealthCare mantienen algunos de sus expedientes médicos por medio del uso de un sistema electrónico de expedientes de salud compartido. El sistema electrónico de expedientes médicos compartidos combina la información de salud protegida de pacientes de Southern Illinois University School of Medicine y SIU HealthCare con la de otras entidades cubiertas para que cada paciente tenga un solo expediente médico de servicios en consultorios médicos proporcionados por entidades cubiertas participantes en el área de Springfield, Illinois. A través del uso del sistema electrónico de expedientes médicos para actividades conjuntas de aseguramiento de calidad o revisión de uso, las entidades cubiertas participantes, incluyendo Southern Illinois University
    School of Medicine, SIU HealthCare, partes de Memorial Health Services, y Springfield Clinic, califican como un Acuerdo organizado de atención médica (Organized Health Care Arrangement, “OHCA”), según lo define la HIPAA. Como participantes de OHCA, todas las entidades cubiertas que participan pueden usar y divulgar información médica protegida incluida en el expediente médico electrónico para proporcionar tratamiento, obtener pago y para las operaciones de atención médica de cada uno de los
    participantes de OHCA.
11. Quejas: Si considera que se violaron sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nuestro Director de Privacidad en:
    
         SIU HealthCare
         Attn: Privacy Officer
         P.O. Box 19639
         Springfield, IL 62794-9639
         (217) 545-4472

     

También puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. enviando una carta a 200 Independent Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. No habrá ninguna represalia por presentar una queja.

Se le solicitará que firme un formulario de aceptación que recibió este Aviso de prácticas de privacidad. Si tiene alguna pregunta o necesita más ayuda con respecto a este aviso, uede comunicarse con la Oficina de Privacidad.

(11/14/2014)